Satellite of Glow Warehouse

Panduan Pengguna Website Inventory

Update dokumen: 1 Mei 2026

Dokumen ini menjelaskan cara memakai website warehouse dari awal sampai akhir: setup data master, input barang, kelola stok, checkout, check-in, scan barcode/QR, serta fungsi setiap menu. Gunakan dokumen ini sebagai pegangan untuk admin dan user operasional.

Prinsip paling penting: beberapa dropdown tidak bisa diisi langsung dari form transaksi. Jika pilihan belum muncul, isi data sumbernya dulu di menu yang sesuai. Contoh: barang di dropdown Warehouse berasal dari Master Barang, kategori berasal dari Kategori, dan client vendor berasal dari Daftar Client Vendor.

1. Hak Akses User

Admin

Admin dapat mengakses semua menu utama dan menu administrasi.

Mengelola Dashboard, Warehouse, Vendor, Checkout, dan Barcode Scanner.
Mengelola Tujuan Checkout (tambah, edit, aktif/nonaktif).
Membuat, mengedit, dan menghapus Kategori.
Membuat, mengedit, dan menghapus Master Barang.
Mengelola admin user lain.
Melihat Activity Log.
Menghapus item warehouse dan menghapus foto item.

User Operasional

User operasional berfokus pada transaksi dan pekerjaan gudang.

Mengakses Dashboard, Warehouse, Vendor, Checkout, dan Barcode Scanner.
Mengelola Tujuan Checkout (tambah, edit, aktif/nonaktif).
Menambah item warehouse jika Master Barang sudah tersedia.
Menambah client vendor.
Mengelola stok, checkout, check-in, dan foto untuk item yang dibuat sendiri.
Menu Administrasi tetap terlihat; Kategori, Master Barang, Users, dan Activity Log tampil terkunci/nonaktif.

2. Urutan Setup Awal

Agar dropdown dan flow transaksi berjalan lancar, lakukan setup data dengan urutan berikut.

Jika sistem masih kosong, halaman Setup Admin akan muncul. Buat akun admin pertama, lalu login.

Buat Kategori

Masuk ke menu Kategori, lalu tambahkan jenis barang seperti Packaging, Sticker, Box, Produk, atau kategori lain yang dipakai di gudang.

Buat Master Barang

Masuk ke menu Master Barang, isi nama barang, nomor SKU/barcode, dan kategori. Data ini menjadi sumber dropdown nama barang di Warehouse dan Vendor.

Tambah stok di Warehouse atau Vendor

Jika barang berasal dari stok internal, gunakan Warehouse. Jika barang masuk dari client vendor, gunakan Vendor.

Cetak label barcode/QR bila diperlukan

Dari menu Warehouse, buka QR label per item atau gunakan Print QR Labels untuk mencetak label beberapa item sekaligus.

Operasikan checkout dan check-in

Gunakan Checkout untuk transaksi manual terpusat atau Barcode Scanner untuk scan cepat barang keluar dan kembali ke gudang.

Monitor aktivitas

Gunakan Dashboard untuk ringkasan stok dan Activity Log untuk audit siapa melakukan apa.

3. Flow End-to-End

A. Flow barang masuk langsung ke Warehouse

Admin memastikan Kategori sudah ada.
Admin membuat data di Master Barang.
User membuka Warehouse, klik Tambah Barang.
Pilih nama barang dari dropdown. Kategori dan nomor SKU akan terisi otomatis dari Master Barang.
Pilih lokasi gudang: Nias, Permata, Kuta IV, atau Gunung Putri.
Isi Qty Awal dan upload foto jika diperlukan.
Klik Simpan. Barang masuk ke daftar Warehouse.

B. Flow barang masuk dari vendor/client

Admin memastikan Master Barang sudah ada.
User membuka Vendor.
Jika client belum ada, isi nama di Daftar Client Vendor, lalu klik Tambah Client.
Di form Tambah Barang dari Vendor, pilih Client Vendor.
Pilih nama barang dari dropdown Master Barang. Kategori dan barcode/SKU otomatis mengikuti pilihan barang.
Pilih lokasi gudang dan isi Qty Awal.
Klik Simpan Barang Vendor. Barang akan tersimpan ke Warehouse dengan informasi client vendor.

C. Flow kelola stok

Buka Warehouse, klik Kelola Stok atau tombol Stok pada detail lokasi barang.
Pilih barang dan lokasi gudang yang ingin diubah.
Pilih aksi stok: Tambah Stok, Kurangi Stok, atau Set Nilai QTY.
Isi jumlah. Untuk pengurangan, jumlah tidak boleh lebih besar dari stok saat ini.
Tambahkan catatan bila perlu, lalu klik Simpan Stok.

D. Flow checkout barang keluar

Buka Checkout atau gunakan tombol Checkout dari Warehouse.
Pilih barang yang statusnya Di Gudang dan Qty lebih dari 0.
Pilih gudang asal. Hanya lokasi yang memiliki stok yang dapat dipilih.
Pilih tujuan checkout yang aktif (contoh: Shopee, Tokopedia, atau TikTok).
Isi nomor invoice. Field ini wajib diisi.
Periksa modal konfirmasi, lalu klik Ya, Checkout.
Status barang berubah menjadi Checkout / Keluar dan riwayat checkout tercatat.

E. Flow scan barcode/QR

Buka Barcode Scanner.
Pilih mode Barcode untuk barcode garis atau QR untuk label QR internal.
Klik Mulai Scan, beri izin kamera, lalu arahkan kamera ke label.
Jika kamera tidak tersedia, isi nomor SKU di Cari Manual.
Jika satu nomor SKU ada di beberapa gudang, pilih lokasi gudang yang benar.
Jika barang masih di gudang, isi tujuan checkout dan invoice, lalu konfirmasi checkout.
Jika barang sedang checkout, klik Check-in ke Gudang untuk mengembalikan status barang.

4. Sumber Data Dropdown

Tabel ini menjawab pertanyaan: "Kalau pilihan di dropdown belum ada, harus tambah di mana?"

Halaman/Form	Dropdown	Sumber Data	Jika Pilihan Belum Ada	Catatan
Warehouse - Tambah/Edit Barang	Nama Barang	Menu `Master Barang`	Admin harus menambahkan barang di `Master Barang` terlebih dahulu.	Setelah dipilih, Kategori dan Nomor SKU otomatis terisi.
Warehouse - Tambah/Edit Barang	Kategori	Menu `Kategori`, melalui relasi Master Barang	Admin tambah kategori di `Kategori`, lalu pilih kategori itu di `Master Barang`.	Otomatis User tidak memilih kategori langsung di Warehouse.
Warehouse - Tambah/Edit Barang	Nomor SKU / Barcode	Menu `Master Barang`	Admin isi nomor SKU saat membuat Master Barang.	Otomatis Field ini readonly di Warehouse.
Warehouse - Tambah/Edit Barang	Lokasi Gudang	Daftar tetap dari sistem	Tidak ada menu untuk menambah lokasi dari UI. Saat ini pilihannya: Nias, Permata, Kuta IV, Gunung Putri.	Fixed Perlu perubahan sistem jika ingin menambah lokasi baru.
Warehouse - Filter	Semua Jenis	Menu `Kategori`	Admin tambah kategori di menu `Kategori`.	Dipakai untuk memfilter daftar Warehouse.
Warehouse - Filter	Status	Daftar tetap dari sistem	Tidak perlu ditambah. Pilihannya `Di Gudang` dan `Checkout`.	Fixed
Vendor - Tambah Barang dari Vendor	Client Vendor	Form `Daftar Client Vendor` di halaman Vendor	Isi nama client di form kiri, lalu klik `Tambah Client`.	Jika belum ada client, dropdown dan tombol simpan item vendor akan terkunci.
Vendor - Tambah Barang dari Vendor	Nama Barang	Menu `Master Barang`	Admin harus tambah barang di `Master Barang`.	Kategori dan Barcode/Unit Code otomatis mengikuti Master Barang.
Vendor - Tambah Barang dari Vendor	Lokasi Gudang	Daftar tetap dari sistem	Tidak ada menu untuk menambah lokasi dari UI.	Pilihannya Nias, Permata, Kuta IV, Gunung Putri.
Checkout - Checkout Item	Pilih Barang	Item Warehouse dengan status `Di Gudang` dan Qty lebih dari 0	Tambah barang di Warehouse atau tambah stok terlebih dahulu.	Barang yang Qty 0 atau sudah checkout tidak muncul sebagai kandidat checkout.
Checkout - Checkout Item	Gudang Asal	Lokasi stok dari barang yang dipilih	Tambahkan stok pada lokasi gudang yang dibutuhkan melalui `Kelola Stok`.	Lokasi tanpa stok akan disabled atau tidak bisa diproses.
Checkout dan Barcode Scanner	Tujuan Checkout	Menu `Tujuan Checkout`	Admin atau user operasional dapat menambah atau mengaktifkan tujuan checkout yang dibutuhkan.	Semua role bisa mengelola daftar tujuan checkout.
Master Barang - Tambah/Edit	Kategori	Menu `Kategori`	Admin tambah kategori terlebih dahulu di menu `Kategori`.	Kategori boleh kosong, tetapi disarankan diisi agar data rapi.
Activity Log - Filter	Action	Jenis aktivitas yang sudah pernah tercatat	Lakukan aktivitas di sistem terlebih dahulu agar action muncul.	Contoh action: item.create, item.checkout, item.checkin.

5. Kegunaan Masing-Masing Fitur

Login dan Setup Admin

Login digunakan untuk masuk ke sistem menggunakan email dan password.
Setup Admin hanya muncul saat belum ada akun admin di database.
Password bisa ditampilkan/disembunyikan dengan tombol mata di field password.

Dashboard

Menampilkan total barang, total kategori, barang di gudang, dan barang checkout.
Menampilkan ringkasan aktivitas berdasarkan rentang tanggal.
Menampilkan grafik jumlah barang per kategori dan distribusi status stok.
Klik grafik kategori/status untuk langsung membuka Warehouse dengan filter terkait.
Menampilkan stok per lokasi gudang dan daftar barang aktif per gudang.

Warehouse

Menampilkan stok utama per produk, lalu detail per lokasi gudang.
Menambah item warehouse dari Master Barang.
Mengelola stok dengan aksi tambah, kurangi, atau set Qty.
Melihat detail item, foto, riwayat perubahan Qty, dan riwayat checkout/check-in.
Upload foto item dengan format JPG, PNG, atau WebP maksimal 5 MB.
Mencetak label QR/barcode per item atau massal untuk item yang sedang tampil.
Checkout cepat dari detail lokasi barang.
Admin dapat menghapus item.

Vendor

Mengelola daftar client vendor.
Menambahkan barang masuk dari client vendor ke Warehouse.
Client vendor bisa ditambahkan langsung di halaman Vendor.
Nama barang tetap mengambil data dari Master Barang agar tidak ada pengetikan berulang.

Checkout

Menampilkan barang yang masih ada di gudang.
Menyediakan flow checkout terpusat: pilih barang, pilih gudang asal, pilih tujuan, isi invoice, lalu konfirmasi.
Barang yang bisa checkout harus berstatus Di Gudang dan memiliki Qty lebih dari 0.
Default tujuan checkout: Shopee, Tokopedia, dan TikTok. Admin dapat menambah/menonaktifkan tujuan lain.

Tujuan Checkout

Daftar tujuan yang muncul di form Checkout dan Barcode Scanner.
Admin dan user operasional dapat menambah, edit, atau menonaktifkan tujuan yang tidak dipakai.
Perubahan tujuan langsung memengaruhi dropdown di Checkout dan Barcode Scanner.

Barcode Scanner

Scan barcode garis atau QR internal untuk mencari barang berdasarkan nomor SKU.
Mode Barcode cocok untuk EAN/UPC/CODE-128 dan membantu mengabaikan QR lain di kemasan.
Mode QR cocok untuk label QR internal yang dicetak dari sistem.
Menyediakan pencarian manual jika kamera tidak bisa digunakan.
Jika barang ditemukan, user bisa checkout, check-in, melihat QR, atau membuka detail barang.
Jika nomor SKU ada di beberapa gudang, user harus memilih lokasi yang benar sebelum memproses.

Kategori

Menu admin untuk membuat jenis/kategori barang.
Kategori dipakai oleh Master Barang dan filter Warehouse/Checkout.
Kategori yang masih dipakai item tidak bisa dihapus.

Master Barang

Menu admin untuk mendefinisikan pasangan nama barang dan nomor SKU/barcode.
Data Master Barang menjadi sumber dropdown di Warehouse dan Vendor.
Nama barang dan nomor SKU harus unik.
Jika nomor SKU terdiri dari 13 digit, sistem mengecek validitas EAN-13.
Nomor SKU bisa diubah di Master Barang.
Master Barang yang masih digunakan di Warehouse tidak bisa dihapus.

Users

Menu admin untuk menambah dan menghapus akun admin maupun user biasa.
Field yang wajib diisi: nama, email, password minimal 6 karakter, dan role.
Role Admin memiliki akses penuh ke data master, user, dan activity log.
Role User digunakan untuk operasional Warehouse, Vendor, Checkout, dan Barcode Scanner.
User yang sedang login tidak bisa menghapus dirinya sendiri dari tombol UI.

Activity Log

Menu admin untuk memantau aktivitas penting di sistem.
Menampilkan waktu, user, action, entity, status, detail request, IP, dan metadata teknis.
Bisa difilter berdasarkan search, status, action, tanggal mulai, dan tanggal akhir.

Bahasa dan Logout

Dropdown bahasa di top bar dapat mengubah tampilan antara English dan Bahasa Indonesia.
Tombol Logout mengakhiri sesi dan mengembalikan user ke halaman login.

6. Panduan Operasional Harian

Checklist sebelum menambahkan barang

Pastikan kategori sudah ada, terutama jika admin ingin data rapi per jenis barang.
Pastikan Master Barang sudah dibuat untuk nama barang dan nomor SKU/barcode.
Pastikan lokasi gudang yang akan dipilih sesuai lokasi fisik barang.
Jika barang dari vendor, tambahkan client vendor terlebih dahulu di halaman Vendor.

Cara membaca daftar Warehouse

Baris utama menunjukkan satu produk berdasarkan nama barang dan nomor SKU.
Total Qty adalah jumlah stok gabungan dari semua lokasi gudang.
Buka Detail Gudang untuk melihat Qty per lokasi dan aksi pada lokasi tersebut.
Status Di Gudang berarti barang tersedia. Status Checkout / Keluar berarti barang sedang keluar.

Kapan memakai Checkout, kapan memakai Barcode Scanner?

Pakai Checkout jika operator ingin memilih barang dari daftar dan memproses secara manual.
Pakai Barcode Scanner jika operator memegang barang fisik dan ingin proses cepat dari label barcode/QR.
Pakai input manual di Barcode Scanner jika kamera bermasalah atau label sulit terbaca.

Kapan harus cetak label?

Cetak label setelah item dibuat di Warehouse.
Tempel label pada barang atau area penyimpanan agar scan berikutnya langsung menemukan item.
Jika browser menolak cetak label, izinkan pop-up untuk website ini.

7. Aturan dan Validasi Penting

Area	Aturan	Dampak Jika Tidak Dipenuhi
Master Barang	Nama barang wajib diisi dan unik.	Sistem menolak jika nama sudah terdaftar.
Master Barang	Nomor SKU wajib diisi, minimal 3 karakter, dan unik.	Sistem menolak jika kosong, terlalu pendek, atau sudah dipakai.
Master Barang	Jika nomor SKU berupa 13 digit, harus valid sebagai EAN-13.	Sistem menampilkan error `Kode EAN-13 tidak valid`.
Warehouse	Kombinasi nomor SKU dan lokasi gudang harus unik.	Barang yang sama tidak bisa dibuat dua kali di lokasi gudang yang sama.
Warehouse Qty	Qty awal dan set Qty boleh 0 atau lebih. Tambah/kurangi stok harus lebih dari 0.	Sistem menolak angka negatif atau angka tidak bulat.
Kurangi Stok	Jumlah pengurangan tidak boleh melebihi stok saat ini.	Sistem menolak transaksi pengurangan.
Checkout	Barang harus berstatus `Di Gudang` dan Qty lebih dari 0.	Barang tidak bisa dipilih atau proses checkout ditolak.
Checkout	Tujuan checkout dan nomor invoice wajib diisi.	Sistem menolak checkout.
Check-in	Hanya barang dengan status checkout yang bisa di-check-in.	Sistem menolak jika barang sudah ada di gudang.
Foto Item	Format gambar: JPG, PNG, WebP. Maksimal 5 MB.	Upload ditolak jika format atau ukuran tidak sesuai.
Akun User	Password minimal 6 karakter dan role harus Admin atau User.	Akun baru tidak bisa dibuat jika password terlalu pendek atau role tidak valid.

8. Masalah Umum

Dropdown Nama Barang kosong di Warehouse atau Vendor

Tambahkan data di Master Barang terlebih dahulu. Jika Anda bukan admin, minta admin menambahkan Master Barang.

Dropdown Kategori kosong di Master Barang

Tambahkan data di menu Kategori. Kategori hanya bisa dikelola oleh admin.

Dropdown Client Vendor kosong

Masuk ke halaman Vendor, isi nama client di form Daftar Client Vendor, lalu klik Tambah Client.

Barang tidak muncul di form Checkout

Pastikan barang masih berstatus Di Gudang dan Qty lebih dari 0. Jika Qty masih 0, buka Warehouse lalu gunakan Kelola Stok.

Tidak bisa menghapus Kategori atau Master Barang

Data yang masih dipakai oleh item Warehouse tidak bisa dihapus. Pindahkan atau hapus item terkait terlebih dahulu jika memang data master harus dihapus.

Scan tidak menemukan barang

Pastikan nomor SKU/barcode sudah terdaftar di Warehouse. Jika satu nomor SKU ada di beberapa gudang, pilih lokasi yang benar setelah hasil scan muncul.

Kamera scanner tidak bisa dibuka

Periksa izin kamera browser. Jika tetap tidak bisa, gunakan Cari Manual dengan mengetik nomor SKU.

Print QR label tidak muncul

Izinkan pop-up untuk website ini, lalu ulangi proses print label.

1. Hak Akses User

Admin

User Operasional

2. Urutan Setup Awal

3. Flow End-to-End

A. Flow barang masuk langsung ke Warehouse

B. Flow barang masuk dari vendor/client

C. Flow kelola stok

D. Flow checkout barang keluar

E. Flow scan barcode/QR

4. Sumber Data Dropdown

5. Kegunaan Masing-Masing Fitur

Login dan Setup Admin

Dashboard

Warehouse

Vendor

Checkout

Tujuan Checkout

Barcode Scanner

Kategori

Master Barang

Users

Activity Log

Bahasa dan Logout

6. Panduan Operasional Harian

Checklist sebelum menambahkan barang

Cara membaca daftar Warehouse

Kapan memakai Checkout, kapan memakai Barcode Scanner?

Kapan harus cetak label?

7. Aturan dan Validasi Penting

8. Masalah Umum

Dropdown Nama Barang kosong di Warehouse atau Vendor

Dropdown Kategori kosong di Master Barang

Dropdown Client Vendor kosong

Barang tidak muncul di form Checkout

Tidak bisa menghapus Kategori atau Master Barang

Scan tidak menemukan barang

Kamera scanner tidak bisa dibuka

Print QR label tidak muncul

Sesi berakhir atau diminta login ulang